Lähiruoka osana tapahtumia, kohti sujuvampaa yhteistyötä ja parempaa kävijäkokemusta

Keskustelu oli aktiivista ja ryhmäkeskusteluiden tuloksena syntyi konkreettisia ideoita. Tilaisuus rakensi kokonaiskuvaa siitä, mitkä asiat vaikuttavat tapahtumakokemuksen onnistumiseen ja miksi lähiruoka on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa. Kolmen eri näkökulman alustuspuheenvuorot toivat esiin:

• Ruoka- ja juomatarjoilun roolin osana tapahtumakokemusta
• Tapahtumien vetovoiman merkityksen Oulun ydinkeskustalle ja alueen elinvoimalle
• Tapahtumien mahdollisuudet paikallisille ravintoloille ja ruuantuottajille 

Ruoka- ja juomatarjoilu osana tapahtumakokemusta

Oulun kaupungin tapahtumapalvelujen tapahtumapäällikkö Jarkko Halusen puheenvuorossa tuli esille, että tapahtumakävijöiden odotukset ovat korkealla ja ihmiset arvostavat kokonaisvaltaista tapahtumakokemusta aina lipunmyynnistä viimeiseen suupalaan.  

Lumo-valofestivaali kerää vuosittain yli 100 000 käyntiä yhden viikonlopun aikana. Suuri osallistujamäärä luo merkittävän tarpeen monipuolisille ja toimiville ruokapalveluille. Ravintoloiden matalan kynnyksen osallistumismallit kuten Lumo-teemaiset annokset, lumokojut ja yhteismarkkinointi ovat toimineet hyvin sekä tapahtuman että ruokatoimijoiden näkökulmasta. Tapahtumassa pääsevät esille niin ravintolat, urheiluseurat kuin lähiruoan myyjät.

Tämä korostaa ruoan ja juoman monipuolista roolia osana toimivaa tapahtumapalvelua sekä tuo hienosti esille erilaiset lähiruoan myyntimahdollisuudet. Ravintoloissa voidaan käyttää annoksissa esimerkiksi paikallista perunaa ja kalaa, urheiluseurat voivat myydä lähilihasta tehtyä makkaraa ja paikalliset elintarviketuottajat voivat myydä tuotteitaan. Kulinaristiset nautinnot ovat nykyään olennainen osa tapahtumakokemusta. 

Vetovoimaiset tapahtumat ydinkeskustan elävöittäjinä

Oulun Liikekeskuksen tapahtuma- ja markkinointipäällikkö Hanna Lahden esityksen mukaan ydinkeskustan vetovoimaan vaikuttavat erityisesti ainutlaatuisuus, viihtyvyys, helppo asiointi ja alueen elävä toiminta.

Ruoka- ja ravintolapalvelut liittyvät näihin vetovoimatekijöihin monella tavalla: ne parantavat asioinnin sujuvuutta, lisäävät alueen viihtyvyyttä ja tarjoavat yrityksille mahdollisuuden näkyvyyteen osana kaupunkitapahtumia. Erilaiset tapahtumat puolestaan tuovat asiakkaat keskusta-alueelle ja luovat kysyntää ravintolapalveluille. Samalla ruokatarjonta vaikuttaa siihen, kuinka kauan kävijät viipyvät ja millaiseksi heidän kokonaiskokemuksensa muodostuu.  

Tapahtumien vaikutus vetovoimaiseen keskustaan on kiistämätön. Tiesitkö, että kävelyetäisyydeltä Oulun keskustasta asuu noin 19 000 henkilöä ja tunnin ajomatkan säteellä noin 300 000 asukasta? 

Tapahtumien mahdollisuudet paikalliselle ravintoloitsijalle

Ravintoloitsija ja tapahtumajärjestäjä Roope Sulkala kertoi omista kokemuksistaan tapahtumien ja lähiruoan parissa. Tapahtumat, olivat ne sitten suuria tai pieniä, tuovat asiakkaita lähemmäs ravintoloita, ja ruokaa sekä luovat ravintolalle mahdollisuuden tavoittaa asiakkaita, jotka eivät muuten ravintolaan tulisi.

Sulkalan mukaan on tärkeää tunnistaa, minkä tyyppisestä tapahtumasta on kyse ja minkälainen ruoka kyseisen tapahtuman kävijöitä houkuttaa. Erityisesti ennakkoon saadun tiedon merkitystä Sulkala korostaa: oikea tieto kävijämääristä, ruuhkapiikeistä ja muista järjestelyistä auttavat mitoittamaan muun muassa henkilöstön ja ruoan määrää ravintoloissa paremmin. Roopen vinkkinä oli, että erilaiset kansanjuhlat, kuten Euroviisut, jääkiekon MM-kisat ja vappu, on helppo brändätä omalle asiakaskunnalleen sopivaksi.

Näkökulmapuheenvuorojen jälkeisessä keskustelussa nousi esiin tiedonsaanti. Yritysten olisi tärkeää saada tietoa kaupunkiin tulevista turistimääristä mahdollisimman hyvissä ajoin. Tänä vuonna esimerkiksi talviuinnin MM-kilpailuiden kävijämäärät yllättivät positiivisesti koko Oulun. Business Oulusta vinkattiin, että dataa Oulun seudun matkailusta löytyy Stattila – Matkailijatilastoista.

Työpajatyöskentely: kohti parempaa asiakaskokemusta

Tilaisuuden ytimessä oli ryhmäkeskustelut, joiden teemana oli se, miten yhteistyötä eri toimijoiden välillä voisi lisätä ja millä toimenpiteillä yhteistyö sekä asiakaskokemukset parantuisivat.

Osallistujat ideoivat ryhmissä ja sijoittivat ideoitaan mahdollisuuskartalle. Toimenpiteet sijoitettiin kartalle kahden kriteerin pohjalta: vaikuttavuus (pieni-iso) ja toteutettavuus (helppo-vaikea). Osallistujien priorisoinneissa korostuivat erityisesti ne toimenpiteet, jotka ovat vaikutuksiltaan suuria ja toteutukseltaan suhteellisen helppoja. Tämä kertoo halusta saada aikaan konkreettista parannusta nopeasti.

Eniten vaikuttaviksi nousivat seuraavat kolme kokonaisuutta:

1. Sujuvampaan yhteistyöhön

• Yhteiset aikataulurungot tapahtumille ja ruokatoimijoille -> tapahtumien vuosikello sekä hakuajat
• Tiedonkulun parantaminen, erityisesti ennakkotilausten ja kävijämääräarvioiden osalta
• Selkeämmät käytännöt helpottaisivat osallistumista tapahtumiin ja vähentäisivät epävarmuutta -> tapahtumien ruokatarjoilun byrokratia helpommaksi

2. Lähiruoan näkyvyyden systemaattinen vahvistaminen

• Lähiruokaa korostavat annoskonseptit
• Arctic Food Lab -brändi
• Ravintoloiden, lähiruoantuottajien ja tapahtumajärjestäjien yhteiset kampanjat
• Yhteistyötä kehittämällä voidaan parantaa sekä kävijäkokemusta että paikallisten yritysten mahdollisuuksia hyötyä tapahtumista

3. Ravintoloiden ja tapahtumien yhteinen asiakaspolku

Ideat painottivat, että paras mahdollinen asiakaskokemus syntyy, kun tapahtuma ja ravintolapalvelut muodostavat saumattoman kokonaisuuden: selkeä opastus, helposti saatavilla olevat annokset, sujuvat maksutavat, ruoan saavutettavuus ja kävijöiden huomiointi jo ennen tapahtuma. Esille nousseita konkreettisia toimia olivat muun muassa yhteinen vuosikello tapahtumille, selkeät yhteyshenkilölistaukset sekä lähiruoantuottajien osallistaminen.  Uusia tapahtumaideoita nousi myös esille – miltä kuulostaisi moderni valkosipuliyö, kurpitsamaa tai Nallikarin taikatalvi? 

Lähiruoka <3 tapahtumat = yhteinen mahdollisuus

Yhteinen näkemys oli selvä: kun tapahtumien ja ravintoloiden yhteistyö toimii, hyöty leviää laajasti. Tämä vahvistaa myös paikallista ruokakulttuuria ja edistää lähiruoan käyttöä osana tapahtumia.

Keskusteluissa korostui, että ruoka on tapahtumissa merkittävä osa kokonaiselämystä ja samalla tärkeä yhteistyön paikka tapahtumajärjestäjien ja ravintoloiden välillä. Lähiruokatuottajien ja ravintoloiden yhteistyö koetaan tärkeäksi kehittämisen kohteeksi: kuinka lähiruokatuottajia voidaan tuoda enemmän esille ravintoloissa tai mistä löytyvät parhaat lähiruokatuotteet!

Ruoka elämyksellistää tapahtumia ja tuo niihin identiteettiä sekä tarinallisuutta. 

Teksti: Riikka Meskanen, MKN Pohjois-Suomi 

Kuvat: Riikka Meskanen, MKN Pohjois-Suomi ja Matti Moller / Oulun kulttuurisäätiö